Бизнес многих предприятий заключается в выполнении временных работ, направленных на создание уникального продукта, услуги или результата. Такие работы называют проектами. Под это определение подпадает огромное множество работ, начиная с копания ямы до строительства атомной электростанции. Существует глубоко проработанная методика управления проектами (PMBoK), различные формы обучения и сертификации специалистов.

К сожалению, далеко не все предприятия, имеющие проектный характер деятельности, используют эту методику и, тем более, используют в своей работе описание бизнес-процесса управления проектами. С этим связаны ошибки в управлении проектами, часть из которых описана ниже.

1. Отсутствие менеджера проекта, владельца бизнес-процесса управления проектом

Часто проект зарождается в отделе продаж, потом прорабатывается смежными подразделениями, реализуется на территории заказчика. А кто управляет важнейшими показателями бизнес-процесса управления проектом в целом – бюджетом, сроками и качеством? Если такой сотрудник не определён, значит проект остаётся без менеджера со всеми печальными для его результата последствиями.

2. Отсутствие достоверных планов управления проектами

Бюджет одной цифрой, как правило, есть. А вот делается ли достоверный график платежей, нужно спросить у распорядителя финансов. Если от него требуется особое искусство оплачивать неожиданно возникающие обязательства перед контрагентами, значит график платежей составляется не достоверный.

Чтобы организовать управление сроками выполнения проекта, нужен календарный план. Если его нет, о срыве сроков можно узнать только в конце проекта, когда, как правило, уже ничего нельзя исправить. Так часто и бывает.

Ещё реже используется ресурсный план, хотя умело управляя ресурсами (сотрудникам, оборудованием, помещениями и т. д.), можно существенно повысить эффективность их использования.

Иногда планы есть, но

3. Не организован контроль выполнения планов проекта

Если планы проекта не контролируются, можно было бы не тратить время на их составление. Компания получает всё тот же букет проблем, описанный выше.

4. Отсутствие план-фактного анализа проекта

Удивительно, но часто такой анализ не проводится или проводится в узком кругу. Если результаты план-фактного анализа выполнения проекта не подводятся, не обсуждаются участниками проекта, значит нет никакой надежды, что совершённые ошибки не будут повторены в следующих проектах.

Особенно редко при подведении результатов проекта анализируют его качество.

5. Завершение проекта

Если проектом руководил сотрудник, не имеющий навыков менеджера проектов, велика вероятность забыть про действия, завершающие проект. Это может быть просьба об отзыве, коммерческое предложение на дополнительные работы, предложение о постановке объекта сервисное обслуживание и т. д. и т. п.

Чтобы избежать ошибок в управлении проектами, нужно описать и оптимизировать соответствующий бизнес-процесс. Если процедура выполнения проекта всегда одна и та же (пусть с небольшими вариациями), схема бизнес-процесса управления проектом может быть единой, как в примере по приведённой выше ссылке. Если же предприятие создаёт несколько продуктов (или оказывает несколько услуг), отдельного описания потребует каждый тип проекта (см. по ссылке бизнес-процессы выполнения услуг).