Внедрить бизнес-процессы – это значит убедить или заставить сотрудников предприятия выполнять работу в соответствии с утверждёнными правилами – описаниями бизнес-процессов. Но прежде чем заставлять людей работать по правилам, эти правила должны быть грамотно описаны, сотрудники должны быть обучены, мотивированы и обеспечены необходимыми ресурсами. Рассмотрим эти этапы внедрения бизнес-процессов подробнее.

1. Описание бизнес-процессов для внедрения

Иногда руководители предприятия пытаются внедрить бизнес-процессы, не имея их корректного описания. Обычно это бывает, когда на предприятии описывали бизнес-процессы самостоятельно. Некачественные описания бизнес-процессов содержат противоречия, неясности. Чем настойчивее руководители пытаются внедрить такие описания, тем сильнее противодействие сотрудников.

2. Обучение сотрудников

Существует наивное мнение, что для внедрения бизнес-процессов достаточно выпустить грозный приказ. На самом деле, чтобы внедрить бизнес-процессы в жизнь, нужно провести ряд мероприятий по обучению сотрудников, включая методические семинары, практические тренинги на рабочих местах и регулярный разбор возникающих в процессе работы инцидентов.

3. Мотивирование сотрудников

Внедрение любых изменений, в частности, новых редакций бизнес-процессов, это стрессовый для коллектива этап. Бывает очень полезно в период изменений провести мероприятия по нематериальной мотивации персонала.

Очень важно для успеха внедрения бизнес-процессов, чтобы система материального стимулирования была основана на показателях бизнес-процессов. Только в этом случае материальные интересы сотрудников совпадут с интересами предприятия.

4. Обеспечение необходимыми для внедрения ресурсами

Думаю, никто не станет возражать против того, что для внедрения бизнес-процесса копания ямы, участника этой процедура нужно снабдить, по крайней мере, лопатой. Аналогично, не вызывает сомнение необходимость снабдить операторов колл-центра средствами связи, а торговых представителей – транспортом или хотя бы проездными карточками.

А вот о необходимости обеспечить участников бизнес-процесса необходимой информацией иногда забывают. Например, если вы хотите внедрить управление бизнес-процессом согласования договоров, не забудьте обеспечить регистрацию этапов согласования в системе электронного документооборота, программном обеспечении BPМ-класса или, на худой конец, в Excel. Владельцу этого бизнес-процесса также понадобятся отчёты программного обеспечения регистрации этапов:

· оперативный, который даст ему информацию о том, на каком этапе согласования находятся договора, где превышен норматив времени согласования,

· аналитический, позволяющий отслеживать динамику показателей бизнес-процесса, например, среднее время согласования договора.

Если хорошо выполнить все 4 перечисленных выше этапа, вероятность успешно внедрить бизнес-процессы в жизнь существенно увеличится. Однако эти этапы не заменяют настойчивость внедренцев, умение регулярно анализировать ход внедрения и принимать управленческие решения, направленные на достижение цели внедрения.