Иван Арцишевский, Олег Давтян, авторы книги «Согласно протоколу» (СПб: ГУП Инпредсервис, 2017):

Популярную русскую поговорку «По одежке встречают, по уму провожают», не задумываясь, можно применить и к существующей протокольной практике, точнее — к  тем мероприятиям, которые сопутствуют началу переговоров и  их окончанию. От  того, с  каким настроением партнеры сядут с вами за круглый или прямоугольный стол, во многом зависит ход самих переговоров, а их расположение духа при прощании с вами подводит, собственно, итог деловой встречи.

Организуя переговоры, прежде всего надо выбрать подходящее для них помещение. При этом следует учитывать несколько определяющих факторов: количество участников переговоров, их характер и продолжительность. Так называемая протокольная встреча, когда участники представляются друг другу и обмениваются общепринятыми приветственными словами, длится не более 30 минут, в то время как встреча, на которой обсуждаются конкретные вопросы, может занимать несколько часов. Такой формат переговоров требует более комфортного размещения не только самих участников, но также их помощников и переводчиков, необходимо предусмотреть и оборудование для демонстрации документов.

Особое отношение к  гостям и  доверительность беседы можно подчеркнуть самой обстановкой — выбрать, например, в качестве комнаты для переговоров не конференц-зал, а кабинет руководителя принимающей стороны. В этом случае он, естественно, сидит не  в  своем рабочем кресле, а  за  столом, напротив главного гостя. Секретарю необходимо напомнить, что во время переговоров никого не следует приглашать к телефону. Мобильные телефоны при этом выключают или передают в приемную.

Устанавливая стол для переговоров, надо обратить внимание на расположение окон и дверей помещения. Протокольный порядок предусматривает рассадку гостей лицом либо к входной двери, либо к окну, свет из которого должен быть мягким. Если  же солнце светит прямо в  окна, их следует зашторить, а  не  пытаться в  процессе переговоров совершать какие-то действия, заслоняя солнечные лучи, — это отвлечет участников, сразу потеряется темп обсуждения, могут быть пропущены какие-то важные детали. На столе для переговоров можно заранее поставить минеральную воду и другие безалкогольные напитки. Чай и  кофе обычно предлагаются в  ходе беседы и  подаются одним из  сотрудников, причем в  строгой последовательности: сначала главе делегации, затем главе принимающей стороны, потом женщинам и только после этого остальным участникам переговоров.

На стол переговоров для быстрой рассадки гостей и удобства общения желательно заранее расставить таблички с именами, фамилиями и должностями участников таким образом, чтобы они легко читались на  расстоянии ширины стола. Предусмотрен следующий порядок рассадки: глава делегации — напротив главы принимающей стороны (иногда их кресла чуть выдвигают из общего ряда), остальные — согласно табличкам, расставленным с учетом должностной иерархии, исходя из  общепринятого принципа «правой руки», то  есть первым по правую руку от главы принимающей стороны либо главы делегации садится второе по старшинству лицо.

Положительно воздействуют на  атмосферу переговоров и  некоторые детали интерьера и  внутреннего убранства помещения, например, картины профессиональных художников на  стенах, книги на  стеллажах, дипломы и  другие награды, фотографии известных лиц, которые посещали данное предприятие или учреждение.

В дипломатических и консульских представительствах уместны портреты их предыдущих руководителей с  указанием должностей, которые они занимают в настоящее время. Принимая гостей в кабинете, особое внимание надо уделить внешнему виду письменного стола. На  нем не  должно быть «творческого беспорядка», разбросанных или небрежно уложенных в  стопку деловых бумаг. Прибранный стол будет свидетельствовать о том, что хозяин кабинета аккуратен, что он самым внимательным образом относится к деловой переписке и ни одна из бумаг не попадает в так называемый долгий ящик.

Телефонные аппараты и  другая офисная техника должны быть идеально чистыми: не исключено, что кому-то из  сопровождающих делегацию лиц вдруг потребуется ею воспользоваться. Число участников переговоров принимающей стороны, как правило, определяется не столько количеством гостей, сколько их должностями и кругом обсуждаемых вопросов. Иногда делегацию из  10–15 человек вполне может принять только руководитель и  его заместитель. При этом принимающая сторона обязательно должна позаботиться о   переводчике, несмотря на то, что делегации, как правило, приезжают со своим переводчиком.

Если не предусмотрен синхронный перевод, то каждый из них переводит только слова своего руководителя и  членов своей делегации. Для того чтобы беседа носила более доверительный и конструктивный характер, необходимо, по  возможности, заранее познакомиться с  биографиями членов делегации. Для удобства последующего общения принято обмениваться визитными карточками. В  предыдущей главе подробно говорилось о  том, как правильно вручать и принимать визитку. Здесь же еще раз напомним, что первыми ее вручают хозяева.

Одной из  первейших задач принимающей стороны является организация встречи делегации. Важно помнить, что ранг и должность встречающего не всегда должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации. Все зависит от  местной протокольной практики, а  иногда от  того, на  каком уровне ранее был встречен глава принимающей стороны. Во всяком случае, прибытие встречающего на вокзал или в аэропорт самым положительным образом сказывается на характере последующих переговоров, если, конечно, не предполагается обсуждение серьезных разногласий, возникших в ходе предыдущих переговоров.

Если гость прибывает с супругой, то совсем не обязательно, чтобы с  супругой был также и  хозяин. Это делается только в  том случае, если их супруги давно знакомы друг с  другом и  заранее договорились о  встрече. Супруге главы делегации принято вручать цветы. Главный встречающий представляется первым, затем представляет своих сотрудников, которые вместе с  ним приехали встречать гостей. После этого глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации. По пути к автомобилям глава принимающей стороны беседует с главой делегации. Супругу обычно сопровождает либо супруга главы принимающей стороны, либо другой сотрудник (или сотрудница), ответственный за «женскую» программу пребывания делегации.

Автомобили подаются таким образом, чтобы правая дверца была обращена к  тротуару. Рассадка в  них производится в следующем порядке. Первым садится глава делегации, которому открывает дверцу один из  встречающих, а  другой открывает левую дверцу для супруги главы делегации. На переднее сидение рядом с водителем садится главный встречающий, но  только в  том случае, если он владеет соответствующим иностранным языком. Если нет, то тогда необходимо заказывать многоместный автомобиль, в котором комфортно можно было  бы разместить всех, включая переводчика. Если глава делегации прибывает без супруги, то  глава принимающей стороны занимает место на  заднем сидении слева от  него, а  переводчик или лицо, ответственное за  протокол, садится на кресло рядом с водителем. По прибытии в гостиницу или резиденцию автомобили паркуются таким образом, чтобы выход был с правой стороны. Первым выходит сопровождающее лицо и открывает дверцу вначале главе делегации, затем его супруге. Это может сделать и портье гостиницы или один Согласно протоколу 88 из встречающих сотрудников принимающей стороны, о чем, естественно, следует договариваться заранее, чтобы не  возникло неловкое замешательство. После получения гостями ключей от номеров встречающие покидают отель, договорившись с прибывшими о времени и месте сбора делегации. Точно в назначенное время гостей встречает ответственный сотрудник предприятия или организации, секретарь или помощник, который провожает их к автомобилям, рассаживает в том же порядке, что и при встрече, после чего кортеж направляется к месту проведения переговоров.

Иногда глава предприятия или учреждения встречает гостя «на пороге». Этот жест, как правило, бывает ответным или вызван особым статусом гостя. Обычно же встречает заведующий протоколом. По прибытии глава принимающей стороны может предложить короткую встречу один на один с главой делегации, если заранее это было согласовано, и  только потом оба проходят в зал для переговоров, где собрались все участники. В  этом случае следует позаботиться о  том, чем занять гостей, чтобы ожидание не  показалось им утомительным. После окончания переговоров обычно происходит обмен подарками, причем первыми подарки преподносят хозяева, давая тем самым знак к  окончанию мероприятия. Уместно заранее знать, будут ли гости дарить подарки всем участникам встречи. В этом случае хозяева также должны предусмотреть подарки для всех членов делегации. Подробнее о  подарках можно прочитать в главе «Общие правила хорошего тона» нашей книги «Согласно протоколу». Проводы делегации проходят в том же протокольном порядке, что и встреча.